El Time Machine de Windows

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El Time Machine de Windows

Historial de Archivos (File History) es la función de Windows 8 sucesora del “versiones anteriores” que ya existía en Windows 7. Para quienes aunque sea de oídas conocen el OS X de Mac, entendrán pronto que finalmente Windows cuenta con una herramienta útil y cómoda tanto como lo es el Time Machine: un sistema que permite ir manteniendo copias de nuestros archivos a medida que los vamos modificando, conservando incluso las diferentes versiones, las distintas ediciones de cada documento.

Para utilizarla es necesario contar con al menos dos discos rígidos internos o al menos un disco externo (USB, disco de red o una carpeta compartida a traves de la red en otra computadora). Esto porque hacer una copia de seguridad en la misma unidad física en la que se encuentran los archivos originales es poco menos que una estupidez. Si el disco falla, perderías original y copia.

No resulta una herramienta muy conocida ni siquiera para quienes hace tiempo ya están usando Windows 8 u 8.1 porque no hay accesos directos en Inicio ni aparece en la lista de aplicaciones. Figura como una función dentro del Panel de Control.

HistorialDeArchivos

La opción predeterminada es que el Historial de Archivos esté desactivado, es decir que no realiza copia alguna hasta que el usuario lo active y configure.

Ingresando entonces desde Panel de Control a Historial de Archivos el sistema buscará primero las unidades disponibles para alojar las copias. Como dije antes, debe ser un disco interno distinto al principal que contenga los archivos, una unidad de red o un disco USB. Luego de la búsqueda, Windows ofrecerá aquel disco que le parezca más adecuado, pero esta opción puede modificarse manualmente mediante Seleccionar unidad, en el menú de la izquierda. Obviamente, deberás tener conectado el disco USB, si fuese el caso, para poder seleccionarlo.

Otras opciones configurables son la frecuencia con la que se copiarán los archivos (10 minutos, 1 hora, una vez al día…), cuanto tiempo se conervarán las copias antiguas (para siempre, algunos días, lo que sea…) y si se copiarán todas las bibliotecas de archivos personales o sólo algunas. Y acá vale una aclaración: Historial de Archivos sólo permite copiar las Bibliotecas (imágenes, música, documentos, videos) y el escritorio. Entonces, si tenemos archivos de trabajo alojados en una ubicación diferente (por ejemplo, C:\TRABAJO), simplemente habrá que reconfigurar alguna de las bibliotecas (por ejemplo Documentos) para que en ella se incluya nuestra carpeta. Luego, incluyendo la biblioteca Documentos en el Historial de Archivos, tema resuelto.

Si hubiésemos elegido mantener nuestro Historial de Archivos en una unidad de red o un disco USB que no siempre esté disponible, no hay problema. Historial de Archivos funcionará igual, manteniendo las copias en un caché temporal dentro del disco local. O sea que continuará haciendo las copias necesarias, pero una carpeta de nuestro mismo disco hasta que detecte que la unidad de copia esté nuevamente disponible y entonces moverá los archivos a su ubicación definitiva.

Al igual que otras tareas de mantenimiento en Windows, el sistema evalúa el uso que se está haciendo del procesador y el disco para aumentar o disminuir la prioridad que le da a la tarea de copia, de modo que no notarás una disminución en la performance de la computadora aún cuando hayas configurado una frecuencia breve (10 minutos?) para el Historial de Archivos.

A partir de ahora, si perdes tus archivos importantes, es tu culpa.

 

 


Uno de estos dias debería hacer un backup…

Backup

Fotos, documentos, e-mails, material de estudio, archivos de trabajo… es lo menos que uno guarda en una computadora personal. Ni hablar si se trata de un equipo empresarial o de oficina.No es necesario un evento crítico como un improbable incendio catastrófico para perder la información. Basta con olvidar la notebook en un taxi, que te desvalijen la oficina un fin de semana o un repentino corte y regreso abrupto del suministro eléctrico. O un virus. O el nene, que se puso a jugar… o el soporte técnico, que conectó mal un… lo que sea.

Y siendo la computadora ya una herramienta cotidiana, cotidiana es tambien la información almacenada. El hacer una copia de seguridad cada tanto, implica la posibilidad de perder todo lo que no se guardó en ese “tanto”. Y tanto podría ser nada, pero cuando pasa, siempre es mucho.

Leyes de Murphy mediante, la información inútil y desechable nunca se daña cuando hay un problema. Si se pierde un sólo archivo, siempre será aquel que contenía información imprescindible e irrecuperable. Esto es así y no hay probabilística que valga. La receta del buñuelo que bajaste de la web de master cheff, va estar ahí aunque caiga el cometa Halley de punta sobre tu notebook. El resúmen de cuenta que te informa los trabajos a cobrar del último semestre, en cambio, se evaporará con un simple cuelgue del equipo.

Antes de escuchar vuestras excusas, déjenme contarles que hacer un backup diario de todo lo necesario, no requiere mayor esfuerzo. Ni siquiera los necesita a ustedes ni cerca de la computadora. Puede hacerse en forma automática. Y gratis. Bueno, casi…

Como inversión inicial, necesitarán un pendrive o disco externo de capacidad suficiente para guardar lo que necesitan. Esto pueden saberlo haciendo un click derecho sobre las carpetas que quieren resguardar y yendo luego a Propiedades verán, entre otras cosas, cuanto es el espacio que esa carpeta ocupa en el disco. Repitan por cada carpeta a guardar y sumen luego todas las cantidades: el pen drive o disco que necesitan para hacer un backup de todo eso debería ser al menos un 30% mayor. Lo ideal es, si van a comprar, que sea lo suficientemente grande como para guardar al menos 3 veces la capacidad necesaria, ya veremos porqué.

Noten que dije disco “externo”: hacer una copia de seguridad en el mismo disco de la computadora que la computadora usa para todo, es lo mismo que no hacerla: si ese disco falla, la información se pierde. Incluso aquellos que cuentan con discos particionados (aún cuando su técnico de confianza así se los recomendó), sepan que la partición le sirve más al técnico que a Ustedes. Un virus no se va horroriza si tiene que infectar un disco D: en lugar del C:. Lo infecta igual.Una sobrecarga eléctrica no se fija en letras de unidades. Y por otra parte, suele suceder que se deja una minúscula capacidad para el sistema operativo y una enormidad en la partición destinada a “Datos” (que así suelen llamarla los particioneros, en una exasperante iluminación imaginativa). Pues con esto obtenemos que al poco tiempo el sistema nos avisa que “hay poco espacio en el disco”, aún cuando tenemos 300Gb muertos de risa en “Datos”. Y siendo que el sistema operativo guarda en el disco absolutamente todo, en su desesperación por encontrar un espacio vacío en el que trabajar, sacude de ida y vuelta al cabezal del disco muchas más veces de las que requeriría si tuviese espacio de sobra. Ergo:  el disco se rompe más rápido. Y como la partición ficticia está alojada en el mismo disco físico, se rompe tambien.

Como alternativa ideal, las copias pueden hacerse en la nube: un espacio web contratado en el que alojar sus datos. La desventaja será que depende uno de la conexión a internet tanto para hacer el backup como para recuperarlo, pero siendo que hoy día uno depende de internet casi hasta para respirar, no habrá mucho problema con eso. Las ventajas: sus copias de seguridad estarán excentas de todo mal que pudiera ocurrirle a su computadora y ajena a cualquier catástrofe en su casa u oficina. Su información permanecerá a salvo en un servidor remoto, desde el que podrá luego recuperarla sin problemas.

Dependiendo de la capacidad de almacenamiento necesaria (cuánto es lo que tenemos que guardar) puede optarse entre infinidad de proveedores: OneDrive, iCloud, Google Drive, Dropbox, Nimbus (gracias por elegirnos!), entre otros. Algunos ofrecen espacios gratuitos (entre 2 y 10Gb) y todos tienen tarifas más o menos similares para las suscripciones pagas.

Yendo a la parte práctica, para la tarea de realizar la copia de seguridad en sí, tambien existen infinidad de opciones, pagas y gratuitas. Norton Backup, SyncBack, SyncToy, el software preinstalado en discos usb Western Digital o iOmega… pero despues de muchas pruebas me inclino por recomendar siempre el mismo: Cobian Backup. Por el momento sigue siendo gratuito e incluye infinidad de funciones que lo hacen uno de los más completos y prácticos, incluso más que muchos de sus competidores pagos.

Para no reinventar la rueda, aquí pueden encontrar una guía básica pero completa sobre los primeros pasos para usar Cobian.

Algunos detalles a tener en cuenta en casos específicos:

E-Mails

Quienes usen Outlook, pueden incluir su base de datos de e-mails en la copia de seguridad. al crear la tarea de copia en Cobian, en la sección eventos harán click en el botón Agregar correspondiente a Eventos pre-respaldo y luego seleccionarán Cerrar un programa… En la ventana que les pide el nombre, ingresan Outlook. Aceptan la ventana que les pregunta si forzarán el apagado de aplicaciones con trabajos sin guardar. Luego, en eventos post-respaldo (si quieren que luego de la copia el Outlook vuelva a estar funcional), eligen Agregar, luego Ejecutar y, cuando se abre la ventana para buscar el archivo van a Archivos de Programa (o Archivos de programa(x86) si usan Windows de 64 bits), buscan la carpeta Microsoft Office y luego Office14 (si usan Office 2010), Office12 (si usan Office 2007) o Office11 (si usan Office 2003). Dentro de esta carpeta seleccionar el archivo OUTLOOK.exe y aceptan.

En la sección Ficheros, hacen click en Agregar y luego eligen Carpeta. Si utilizan Office 2007 o anteriores, van a la carpeta Usuarios, luego a su nombre de usuario, y luego a AppData (para ver esta carpeta habrán ya configurado en Panel de Control, Opciones de Carpeta, Ver, +Mostrar carpetas y archivos ocultos, no?), Local, Microsoft y allí marcan la carpeta Outlook y aceptan. Si usan 2010 o posterior, van a Usuarios, su nombre de usuario, Mis Documentos y eligen la carpeta Archivos de Outlook. Aceptan y listo.

Sistemas de Gestión con bases de datos SQL o MySQL

Muchos sistemas de gestión incluyen sus propias funciones de backup, no obstante lo cual nunca está de más una copia adicional. Para bases de datos SQL, ir a la solapa Eventos y en Eventos pre-respaldo hacer click en Agregar y luego Detener un servicio. El servicio en cuestión se llama SQL Server (SQLEXPRESS). Dónde dice SQLEXPRESS entre (), podrá decir otro nombre de instancia, será cuestión de consultar a vuestro proveedor del sistema de gestión. Acepten. En Eventos post-respaldo, hacen click en Agregar, luego Ejecutar un servicio… y eligen el mismo que antes. Y ya que llamaron al soporte técnico del sistema de gestión, pregúntenle cual es la carpeta en la que se almacenan los archivos de base de datos. Normalmente, esta carpeta es Archivos de programa (o Archivos de programa(x86) si usan Windows de 64 bits), Microsoft SQL\MSSQL10.SQLEXPRESS\MSSQL\DATA. Dónde dice SQLEXPRESS podrá decir otro nombre de instancia, que es el que ya averiguaron… Pues esta carpeta es la que van a backupear.

Para sistemas que usan MySQL basta con copiar la carpeta Archivos de programa\MySQL\MySQL Server 5.5\data. Dónde dice 5.5 puede decir otro número, correspondiente a la versión de MySQL instalada.

Automatización del Backup

Cada tarea de backup que van creando, en la solapa Horario, permite elegir Tipo de Horario (lo ideal es Diaria) y luego un horario que uno considere más cómodo o conveniente. Por ejemplo, al final de la jornada de trabajo o al irnos a dormir (si el equipo queda encendido, claro…).

Una buena práctica es no dejar conectado el disco al equipo constantemente. Esto lo hace vulnerable a las mismas eventualidades que pudiera sufrir la computadora. Entonces, como situación ideal para el resguardo de los datos, permítanme sugerirles lo siguiente:

  • Programar tareas diarias de backups incrementales (no pregunten, lean la guía de www.informaticator.com ) en un disco usb que podría permanecer conectado al equipo porque Usted es un colgado que no se va a acordar de andar enchufando el disco cuando corresponda.
  • Programar tareas semanales de backup completo, en un disco aparte. Este disco sí o sí tendrá que conectarlo para hacer el backup y, una vez finalizado, se lo lleva con Usted. Por ejemplo, el Viernes… para que, si el Lunes cuando vuelve a la oficina se encuentra con que los boqueteros no le dejaron ni el jabón del baño, la información perdida no sea uno más en la lista de motivos para el suicidio.

Si le parece mucha inversión gastar u$s 75 en un disco externo, piense que la más barata de las recuperaciones de datos de un disco dañado no baja de u$s 300, no es infalible y puede no recuperar toda la información necesaria.

Yo le avisé.

 


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