Como migrar todas las cuentas de Outlook en un paso

Al momento de migrar a un nuevo equipo o cuando en estos días queremos cambiar nuestro viejo HD por un SSD, reinstalar el sistema operativo desde 0 siempre es la opción más sana.

De ese modo, aprovechamos al oportunidad para hacer borrón y cuenta nueva con todos los errores o desastres y abusos que hayamos cometido durante el uso de nuestra compu: descargas e instalaciones piratas, pruebas de aplicaciones que nunca sirvieron para nada, instalaciones y desinstalaciones miles, apagones, actualizaciones interrumpidas, dispositivos que ya no usamos y nunca desinstalamos. En fin, lo hemos pisoteado durante un tiempo y las huellas en el sistema no son fáciles de quitar: una instalación limpia aprovechando el cambio, es una sabia decisión.

El sistema operativo

El menor de nuestros problemas. En especial con Windows 10 o Windows 11 y si tu equipo no es una pieza de museo, el proceso de instalación suele cursar sin sobresaltos y rara vez requiere nuestra intervención más que para dar algunos clicks. Al menos para una instalación estandar aceptando todo como viene, esto es así. Claro que si querés optimizar la configuración para no desaprovechar rendimiento en cosas que no usarías, es otro tema pero no el tema de este post, así que, por ahora, nos quedamos con esta idea.

Aplicaciones

Asumiendo que nada de lo que tenías era tan pero tan ilegal, no tendrían que representar un problema. Descargar, instalar y, en todo caso, activar licencias en situaciones políticamente correctas no tiene mayores misterios. Y si ese no fuera el caso, pues deberás volver a tus fuentes y seguir las instrucciones que oportunamente siguieras. Nada que ya no hayas hecho.

Archivos personales

Nada que no sepas: copiar y pegar. Y, si usabas algún almacenamiento en la nube, ni siquiera eso: volves a iniciar sesión en tu servicio de preferencia y listo.

Outlook. Depende

Las cuentas IMAP configuradas en Outlook son casi un reflejo exacto de lo que se almacena en el servidor de correos. En la generalidad de los casos con sólo volver a configurar la cuenta es más que suficiente para volver a tener, segundos despues, nuestro contenido tal cómo lo teníamos antes del cambio.

Las cuentas POP3 son otra historia. Claro que es de esperarse que hoy ya sean muy pocos los que las siguen usando pero cada día me sigo sorprendiendo con lo resistentes al cambio que son algunos… incluso muy jóvenes y de quienes se esperaría mayor flexibilidad mental, pues hacerles entender ciertas cosas es como tratar de sacar jugo de una baldosa.

Como sea, tanto si tenes una cantidad de cuentas IMAP o algunas cuentas POP3, reconfigurar cada una es un tedio importante. Más en el caso de las cuentas POP3, cuando, obviamente, no querés perder el contenido anterior de tu Outlook: los servidores POP3 no se caracterizan por su gran capacidad y suelen conservar solamente aquello que no había sido descargado previamente en Outlook, por lo que si configuraras la cuenta desde 0, seguramente sólo tendrás los correos nuevos y lo anterior lo habrías perdido.

Primero la copia

El primer paso es copiar desde el disco u ordenador anterior cada uno de los archivos de almacenamiento de Outlook y ubicarlos en la mismísima ubicación en la nueva instalación. Buscarás en la instalación anterior cuáles son y dónde está cada archivo, explorando la configuración de cada una las cuentas, en la pestaña Archivos de datos. Tomás nota de cada una, lo copias y lo pegas en la misma carpeta de la nueva instalación.

Segundo: la magia

Outlook almacena la configuración de tus cuentas en lo que llama perfiles. Cada perfil contiene todos los datos de todas las cuentas de cada usuario de Windows: servidores, puertos, ubicación del archivo de datos, todo. Y esos perfiles se guardan en el registro de Windows. Y aunque parezca sumamente retorcido, funciona casi como cualquier archivo de configuración: lo que allí diga, Windows lo hará. Entonces, sólo bastaría con tomar esa información de perfiles desde la instalación original e insertarla en el registro de Windows de la instalación nueva.

Pasos

Abrir regedit. Si no sabés como hacerlo, siendo que el registro de Windows es una sección vital del sistema que no debería manosear cualquiera, hasta acá llegaste: consultá a un técnico o configurá tus cuentas a mano. Dañar el registro de Windows te va a dejar sin sistema operativo o con uno de dudosa confiabilidad.

Buscar los perfiles. Según tu versión anterior de Outlook, podrás encontrarla en:

Office 2010:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion\Windows Messaging Subsystem\Profiles

Office 2013:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Profiles

Office 2016 y 2019:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Profiles

Cómo regla general, desde el Office 2013 en adelante, el formato es:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\[número de versión]\Outlook\Profiles

Exportar la clave del registro. Ahora que ya encontraste la clave, le darás click sobre Profiles con el botón derecho y luego click en Exportar. Elegís el nombre y la ubicación del archivo en dónde se guardarán los datos y aceptás.

Ya con el archivo en la nueva instalación, toca importar esos datos en el registro de tu nuevo Windows.

Pero esperá un segundo: a esta altura se supone que ya instalaste Office, no? Pues si no lo hiciste, antes de seguir, instalalo.

Abrís regedit y navegas hasta la ubicación de los donde debieran estar los perfiles, según tu versión nueva de Office (o quizás sigas usando la misma…). Click derecho, Importar y buscas tu archivo. Aceptar, esperar y listo.

Contraseñas

Ya habrás notado que más arriba digo que te toca ingresar la contraseña de cada cuenta. Esto es porque allí en Profiles, Outlook guarda todos los datos de cada cuenta menos la clave. Y cómo sos una usuario honesto y ordenado que tiene sus contraseñas almacenadas en dónde no puedas perderlas, esto no tendría que representar un problema. Eso en un mundo ideal.

Si no recordás tus claves o estás trabajando con el equipo de un tercero que tampoco las recuerda o no las tiene por el motivo que sea, al menos hasta el Office 2016 hay soluciones sencillas. Sólo puedo darte algunas pistas aclarando que seguirlas será tu exclusiva responsabilidad. Buscá AOLPR o Mail PassView, por ejemplo. Deberías correr alguno de esos recuperadores de contraseñas en la instalación original, con el Outlook cerrado. El resto, queda en tus manos. Tené en cuenta que no son aplicaciones inocentes, especialmente dependiendo desde que fuentes las descargues y podrían causar algún daño al equipo o poner en jaque la privacidad de los datos una vez que las instales. De nuevo: tu exclusiva responsabilidad.

Por lo demás, espero haberte alivianado la mudanza.

Salute!