¿Qué son las macros en documentos Office y cómo usarlas de forma segura?

Las macros son secuencias de comandos escritas en VBA (Visual Basic for Applications) que permiten automatizar tareas dentro de documentos de Microsoft Office. Son especialmente útiles en entornos administrativos, contables y técnicos, pero también pueden representar riesgos si se ejecutan sin control.

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Ventajas de usar macros

• Automatización de tareas repetitivas (cálculos, reportes, limpieza de datos).
• Interacción avanzada con formularios, botones y validaciones.
• Ahorro de tiempo en procesos complejos.
• Integración con bases de datos, exportación a PDF, envío de correos.

Ejemplo: una macro en Excel que genera facturas en PDF y las guarda automáticamente en una carpeta compartida.

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Desventajas y riesgos

• Pueden contener código malicioso (virus, ransomware).
• No funcionan en versiones web o móviles de Office.
• Desde 2022, Microsoft bloquea macros en archivos descargados o recibidos por correo.

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Alternativas seguras a las macros tradicionales

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1. Power Automate (Microsoft 365)

¿Qué es?
Una plataforma de automatización sin código que permite crear flujos entre aplicaciones como Excel, Outlook, SharePoint, OneDrive, etc.

Ejemplo práctico:
Automatizar el envío de correos cuando se actualiza una celda en una hoja de cálculo compartida.

Cómo implementarlo:

1. Ingresá a https://flow.microsoft.com.
2. Iniciá sesión con tu cuenta de Microsoft 365.
3. Tocá Crear > Flujo automatizado.
4. Elegí un disparador (Ej: “Cuando se modifica un archivo en OneDrive”).
5. Agregá acciones (Ej: “Enviar correo con Outlook”).
6. Guardá y probá el flujo.

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2. Complementos certificados (Office Add-ins)

¿Qué son?
Extensiones desarrolladas por terceros o por Microsoft que agregan funciones sin usar VBA.

Ejemplo práctico:
Un complemento que convierte hojas de Excel en PDF con un clic, sin necesidad de macros.

Cómo implementarlo:

1. Abrí Excel o Word.
2. Ir a Insertar > Complementos > Obtener complementos.
3. Buscá el complemento deseado (Ej: “PDF Converter”).
4. Tocá Agregar y seguí las instrucciones.

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3. Macros firmadas digitalmente

¿Qué son?
Macros que incluyen una firma digital válida, lo que permite que Office las reconozca como seguras.

Ejemplo práctico:
Una macro de consolidación de datos firmada por el área de sistemas, que se ejecuta sin advertencias.

Cómo implementarlo:

1. Abrí el archivo con la macro en el editor de VBA (Alt + F11).
2. Ir a Herramientas > Firma digital.
3. Seleccioná un certificado válido (puede ser emitido por la empresa).
4. Guardá el archivo.
5. En el Centro de confianza, activá la opción “Macros firmadas por editores de confianza”.

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Cómo habilitar macros según el origen del archivo

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Archivos creados localmente

1. Abrí el archivo.
2. Si aparece una advertencia amarilla, tocá “Habilitar contenido”.
3. Si no aparece, las macros ya están activadas.

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Archivos recibidos por e-mail

1. Guardá el archivo en una carpeta local.
2. Hacé clic derecho > Propiedades.
3. Activá la opción “Desbloquear” si aparece.
4. Abrí el archivo y tocá “Habilitar contenido”.

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Archivos descargados de internet

1. Guardá el archivo en una carpeta local.
2. Repetí el paso de “Desbloquear”.
3. Abrí el archivo y habilitá el contenido si se solicita.

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Archivos en carpetas compartidas o unidades de red

1. Abrí Excel o Word > Archivo > Opciones > Centro de confianza.
2. Tocá Configuración del Centro de confianza.
3. Ir a Ubicaciones confiables > Agregar nueva ubicación.
4. Ingresá la ruta (Ej: \\servidor\macros o Z:\planillas).
5. Activá “Las subcarpetas también son de confianza”.
6. Tocá Aceptar.

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Recomendaciones finales

• Usá macros solo en entornos controlados.
• Documentá su uso con ejemplos y capturas.
• Considerá migrar a Power Automate si trabajás con Microsoft 365.
• Firmá tus macros si las compartís con terceros.
• Mantené actualizado Office y el antivirus.