SIAp de AFIP: cómo llevarlo a otra computadora

El aplicativo SIAP de AFIP lleva entre nosotros mucho tiempo ya. Mucho más tiempo que el que cualquier otra aplicación resistiría, especialmente teniendo en cuenta que desde su versión primigenia hasta hoy, no fue actualizado a nuevas tecnologías y los pocos cambios que presenta no suelen ser más que cuestiones de cálculo o formatos de tablas para ajustarse a nuevas reglamentaciones impositivas.

Mientras tanto los dispositivos, sistemas operativos y el entorno en general en el que SIAP debe habitar han evolucionado tanto y de tal manera que casi cuesta trabajo entender cómo hacíamos para trabajar con esas herramientas de antaño que hoy casi nos parecen prehistóricas.

A estas alturas uno no termina de decidir si SIAP es una obra maestra de la programación, una diadema exclusiva capaz de persistir inalterable o funcional a través de los siglos o una negligente falta de respeto por los contribuyentes y profesionales que deben utilizarlo. Yo, pero seguro es sólo porque soy muy mala persona, me inclino por esta última opción.

Contadores devenidos en técnicos de IT

La verdad de la historia es que la supervivencia de SIAp sólo puede agradecerse a la capacidad de adaptación y aprendizaje de los profesionales contables, como tambien a su persistente obstinación por completar sus tareas.

Así han surgido redes, foros, comisiones y hasta grupos de autoayuda en los que los contadores comparten información de todo tipo pero en vez de ser información impositiva, como se esperaría en estos ámbitos en cualquier lugar del mundo, aquí mayoritariamente se intercambian trucos, hallazgos, procedimientos y técnicas para mantener con vida a una aplicación comatosa que se niega a partir.

Actualizaciones que destruyen la información de ejercicios anteriores, tablas rotas irreparables que sólo obligan a instalaciones paralelas de nuevas instancias de SIAp dejando diferentes aplicativos de diferentes contribuyentes desparramados en muchas ubicaciones y hasta diferentes dispositivos, códigos de error desconocidos hasta por los creadores del software y situaciones de todo tipo que se multiplican a diario.

Uno podría pensar que, por la enorme experiencia de uso a lo largo de los años, una aplicación no podría sorprendernos con nuevas mañas. Pero SIAp es único, exclusivo y magníficamente retorcido: cuando ya ocurrió todo lo posible, saca de la manga una nueva tragedia.

Así, una de las tareas que suele complicar la vida de los contadores y sus técnicos es la migración de datos de contribuyentes. Sea por intercambio o traspaso de clientes entre estudios, sea por cambio a una nueva computadora o sea por el motivo que fuese, lo que debiera ser una tarea sencilla raramente lo es.

Incluso usando la herramienta de backup que el mismo SIAp incluye, falla la mayoría de las veces.

Usando la herramienta de backup de SIAp

Acá no hay mucho misterio. Internet abunda en explicativos y tutoriales al respecto, pero nada mejor que recurrir a la fuente:

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Para visualizar paso a paso los procedimientos indicados a continuación:

1. Respaldo de Información

Una forma de resguardar los datos contenidos en el S.I.Ap y en los aplicativos, consiste en ingresar al S.I.Ap y hacer clic en Archivo, Respaldo de Información.

Allí podrá elegir:

1. Unidad de destino

Lugar donde guardará el/los respaldo/s. Para ello debe especificar la unidad de disco en la que se guardarán los datos, y la carpeta/directorio dentro de la cual se guardará el archivo correspondiente al respaldo.

2. Tipo de respaldo

Deberá seleccionar el tipo de respaldo a llevar a cabo, cliqueando en el botón de la lista desplegable que se encuentra sobre el margen derecho de esta opción.

Al realizar la operación del punto anterior, el sistema mostrará tres tipos de respaldo a realizar: Todo el sistema, Por contribuyente, y Por aplicación.

– Todo el Sistema: Se respaldan todos los datos de los contribuyentes y de las aplicaciones secundarias instaladas en el S.I.Ap.

– Por Contribuyente: Obtendrá una copia de seguridad de todas las declaraciones juradas y datos referidos a un contribuyente. Este método es recomendado para trasladar los datos referidos a un contribuyente, de una computadora a otra.

Al seleccionar esta opción el sistema mostrará en ventana las siguientes alternativas:

· CUIT, debiendo seleccionar, a través del botón que se encuentra sobre el margen derecho de este campo, el número de CUIT del contribuyente sobre el cual se quiere realizar el resguardo.

· Todas las aplicaciones, en caso de querer efectuar un resguardo de los datos contenidos en el S.I.Ap y además de todas las aplicaciones secundarias instaladas, deberá posicionarse sobre esta opción para que la misma quede seleccionada.

. Seleccionar sólo la aplicación deseada, posicionándose sobre esta opción y dejando la misma marcada, el sistema desplegará en pantalla un nuevo cuadro, conteniendo las aplicaciones secundarias, dentro de las cuales se registran datos del contribuyente elegido, debiendo marcar sólo aquella sobre la cual desea efectuar el resguardo. Este método es recomendado para trasladar los datos referidos a un contribuyente, de una computadora a otra.

– Por Aplicación: Obtendrá un resguardo por aplicación, incluyendo dentro del mismo sólo los datos de la aplicación seleccionada en la lista, que muestra el sistema y que se haya marcado.

Luego deberá oprimir el botón «respaldar».

AFIP consultas frecuentes

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Y luego, para recuperar ese backup en la misma computadora o en otro equipo:

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2. Restauración del Respaldo de Información

Una vez que decida restaurar el Respaldo de Información deberá ingresar al S.I.Ap y presionar Archivo, Restauración de la información. Seleccionar la unidad de origen y presionar Restaurar.

Antes de restaurar un respaldo de información verifique que el mismo provenga de aplicativos instalados con las mismas versiones que las utilizadas en la PC donde se recuperará el backup.

Para mayor seguridad, otra forma de resguardar información es realizar copias de las bases de datos del aplicativo S.I.Ap y de sus complementos. Estos son archivos con extensión MDB y se encuentran en las carpetas de instalación de cada uno de los aplicativos.

La base de datos del S.I.Ap la encontrará en C:\Archivos de programa\S.I.Ap\AFIP y la misma se denomina AFIP.MDB.

La del resto de los aplicativos las encontrará en C:\Archivos de programa\S.I.Ap\AFIP\SIJP12, en el caso de seguridad social, C:\Archivos de programa\S.I.Ap\AFIP\IVA en el caso de IVA, etc.

AFIP consultas frecuentes

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Nótese que aclara que es imprescindible contar con un respaldo de información verifique que el mismo provenga de aplicativos instalados con las mismas versiones que las utilizadas en la PC donde se recuperará el backup. De otra forma, no funciona. Hete aquí un problema. Problemón digamos…

Porque previamente a realizar el backup deberíamos haber tomado nota de todos los aplicativos instalados, su versión y release. Luego instalar en el equipo de destino los mismos aplicativos, con sus mismas versiones y releases. Recien entonces podríamos restablecer el backup.

Capaz si el procedimiento los estan haciendo con información propia, o de clientes de un mismo estudio, no sería tan complejo. Pero cuando la info proviene de otro origen… cómo estar seguros de que el colega tenía todo en el mismo estado de actualización que nosotros? Y si no coinciden las versiones/release, que hacemos? Si las cambiamos, probablemente perdamos nuestros datos anteriores. Si no lo hacemos, no podemos recuperar la información necesaria.

Entonces exploremos otras formas de migrar los datos. No son tan automáticas. Son un poco más complejas. Algo más engorrosas. Pero funcionan.

Antes de seguir, un poco de teoría

Por si no quedó claro que SIAp es una aplicación obsoleta, lo digo ahora: SIAp es una aplicación obsoleta.

Desde su nacimiento, Windows cambió la manera de otorgar permisos a las aplicaciones de terceros y restringió las ubicaciones en las que estas aplicaciones pueden guardar sus datos. Pero SIAp de todo esto ni se enteró: continúa con la misma programación que le permitía funcionar en un entorno bastante más permisivo, cómo lo era el de Windows XP.

Ya hemos sufrido las migrañas ocasionadas por llevar SIAp a Windows 7. Más tarde he conocido contadores al borde de cambiar de profesión mientras intentaban cerrar una liquidación en Windows 8. Para Windows 10, la vida y la experiencia los encontró bastante mas estoicos y endurecidos: no fué tan grave y, si lo fue, ya no los afectó tanto.

Hoy con Windows 11, para no perder entrenamiento surgieron nuevos obstáculos al tratar de realizar ciertas tareas: la programación de hace 30 años tal vez no sea adecuada para sistemas operativos que, al borde de la inteligencia artificial, realizan miles de funciones nuevas de formas completamente diferentes.

Pero el punto principal son los permisos.

Desde Windows 7 apareció en nuestros equipos una carpeta oculta, llamada AppData, que viene de applications data o, en criollo, datos de aplicaciones. Más claro imposible: es allí donde Windows espera que las aplicaciones guarden su información de trabajo. Otra vez, SIAp de eso no se enteró y perseveró en su antigua y ya obsoleta costumbre de almacenar los datos en Archivos de Programa (x86).

Y aquí se abre un abanico de universos diferentes, dependiendo de si SIAp estaba instalado desde antes de actualizar tu sistema operativo a una nueva versión y de cómo estaban configurados sus permisos.

La instalación básica y habitual en Windows XP permitía que SIAp guardara sus datos, como dije, en Archivos de Programa (x86)/AFIP/SIAp. Al actualizar a Windows 7 para que esto continuara funcionando en algunos aplicativos era ya necesario configurar SIAp para Ejecutar como administrador. Para lo que ya estaba instalado, luego de esto no había demasiado problema. El conflicto empezó a suceder cuando a esa instalación ya configurada de ese modo se le agregaba un nuevo aplicativo, sea por una nueva reglamentación o porque se incorporaba un cliente con nuevos requerimientos. En este nuevo aplicativo, cuando uno quería ir a buscar los archivos generados para hacer una presentación, no estaban. Claro, no estaban dónde los íbamos a buscar siempre, porque ahora se guardaban en C:\Users\usuario\AppData\Local\VirtualStore\Program Files (x86)\S.I.Ap\AFIP\Nombre del aplicativo

La mayoría han vivido el momento y saben que, desde Panel de Control – Opciones de Carpeta, debían seleccionar Mostrar archivos, carpetas y unidades ocultos para que AppData (que ya dije que es una carpeta normalmente oculta), se haga visible y podamos ir allí a recuperar las DDJJ y archivos de trabajo.

Nótese entonces, que dependiendo de cómo y cuando se instalo SIAp o de qué manera se actualizo el sistema operativo y en que orden se fueron agregando nuevos aplicativos, los datos podrían estar repartidos en 2 ubicaciones posibles: la vieja y querida Program Files (x86) (bueno… Archivos de Programa (x86)) o AppData…etc.

Entendido esto, o no del todo, ya estamos en condiciones de avanzar y ver los pasos necesarios para llegar a buen puerto con nuestra migración sin mayores frustraciones.

• *** IMPORTANTE*** en todo este texto:
• C: indica el disco en que se encuentra tu sistema operativo. En tu caso puede ser otra letra.
• Program Files (x86) y Archivos de programa (x86) refieren a la misma carpeta. Tenes que verificar cómo se llama en tu computadora y utilizar el nombre correcto
• usuario (así, todo en minúsculas) es el nombre de la carpeta de usuario de tu propia compu. Podría ser Arturo, María o ElEnano. Remplazá usuario por el nombre de tu carpeta.

Y, como cada caso implica diferentes cuestiones, veremos cada uno en detalle.

Realizar una copia de los datos originales

Desde el equipo que contiene los datos originales, debemos realizar una copia de las carpetas de SIAp que, como ya vimos, pueden estar en 2 ubicaciones bien diferentes. Pues vamos a copiar las 2.

En todos los casos asumimos que C: es tu disco de sistema. Si fuese otro, remplaza por la letra de unidad correcta. Para instalaciones en español, Users podrá aparecer como Usuario. Finalmente usuario será el nombre de usuario que aparece en tu caso específico. Programa Files (x86) puede aparecer como Archivos de programa (x86). Prestá atención y modificá las instrucciones para que coincidan con tu situación.

• 1 – Hacé una copia de la carpeta C:\Users\usuario\AppData\Local\VirtualStore\Program Files (x86)\S.I.Ap, por ejemplo en un pendrive.
• 2 – Hacé una copia de la carpeta C:\Program Files (x86)\S.I.Ap en el mismo pendrive.

Esta primera etapa, resuelta.

Ahora, pasamos a los pasos necesarios en el equipo de destino.

Si el destino es un equipo nuevo que todavía no tiene ninguna instalación de SIAp

1- Descargar el aplicativo SIAp desde la web de AFIP

• 2- Descomprimir el archivo descargado
• 3 – Buscar en el contenido descromprimido el archivo setup.exe, dar click derecho y luego Ejecutar como administrador.
• 4 – Completar los pasos hasta finalizar la instalación, como siempre lo hiciste.

2 – Repetir el proceso con cada aplicativo necesario.

Truco recomendado: en general no es necesario descargar e instalar tooooodos los aplicativos que usabas, sino que sólo con Ganancias e Iva se instalan y registran casi todos los componentes necesarios para todos los demás.

3 – Desde el pendrive (o dónde sea que hayas copiado las carpetas originales), copiá y pegá las 2 carpetas copiadas, respetando su ubicación. Es decir que pegaras la carpeta que obtuviste desde C:\Program Files (x86)\S.I.Ap remplazando la nueva carpeta SIAp recien instalada en Program Files (x86) y la que proviene de C:\Users\usuario\AppData\Local\VirtualStore\Program Files (x86)\S.I.Ap la pegarás dentro de …Virtualstore\Program Files (x86).

4 – Listo.

Si en la computadora de destino ya tenes una instalación de SIAp en uso

Hete aquí el peor de los mundos. Porqué? Porque el procedimiento anterior, si lo repitiéramos en una computadora en la que ya existe una instancia funcional y en uso de SIAp, sobreescribiría toda la información guardada, pisándola con la información que se trae desde la copia.

En este caso, la solución es crear una nueva instancia de SIAp de modo que al finalizar tendremos 2 instalaciones distintas: una con los datos que siempre tuvimos y otra con la información que queríamos incorporar.

• 1- Renombrar las copias que hiciste desde la otra computadora: le cambiarás el nombre de SIAp a, por ejemplo SIAPp2 (o el nombre que más te guste) a las dos carpetas copiadas (la de Program Files… y la de Virtualstore).
• 2 – Pegá esas carpetas en su ubicación original. Entonces en Program Files (x86) tendrás una carpeta SIAp y una SIAp2. Lo mismo sucederá en tu carpeta Virtualstore.
• 3 – Abri la carpeta c:\Program Files (x86)\SIAp2\AFIP y buscá el archivo SIAp.exe. Dale click con el botón derecho, seleccioná Enviar a… y luego dale click a Escritorio (crear acceso directo). En Windows 11 puede que no veas la opción Envar a… y debas primero dar click en Mostrar más opciones. El resto es igual.

De este modo resolviste el problema principal: recuperaste la información traída desde otro equipo o estudio y ya está disponible para trabajar con ella.

La urgencia está resuelta.

Pero nada es gratis en la vida y tratándose de SIAp, cómo si lo hubiese diseñado la mismísima Medusa, cuando cortas un problema te crecen 2 nuevos.

Actualizaciones

El procedimiento explicado no presentaría más incomodidad que la de tener que trabajar con dos instancias de SIAp diferentes según el aplicativo o cliente a tratar, si no fuese porque, con muchísima frecuencia, es necesario actualizar las versiones o release de cada aplicativo. Y, cómo en todo lo demas, no existe una solución para todos los aplicativos sino que cada uno tiene sus propias características.

Y un poco más de teoría…

Resulta que los instaladores de las actualizaciones de los diferentes aplicativos, aunque todos provenientes de AFIP, no funcionan del mismo modo.

• Algunos permiten elegir la ruta hacia la carpeta SIAp que queremos actualizar. En estos casos, simplemente tipearemos allí C:\Program Files (x86)\S.I.Ap o C:\Program Files (x86)\S.I.Ap2 según cual sea la instalación que queremos actualizar. Obviamente, si quisiéramos actualizar ambas, pues repetiremos la actualización 2 veces, elgiendo SIAp y SIAp2 suscesivamente..
• Otros aplicativos no permiten modificar esa ruta, pero estan programados para actualizar siempre la carpeta C:\Program Files (x86)\S.I.Ap. En este caso, para actualizar la instalación original (SIAp) no tenés que hacer nada en especial. Luego, para actualizar SIAp2, tenés que hacer lo siguiente:
• 1 – Renombrá la carpeta SIAp como SIAPtemp (o lo que se te ocurra).
• 2 – Renombrá SIAp2 como SIAp
• 3 – Actualizá el aplicativo
• 4 – Renombrá SIAp como SIAp2 y SIAptemp como SIAp: así todo quedará como estaba al principio, pero con el aplicativo actualizado

Hay una tercera variedad de aplicativos que buscan en el registro de Windows la ruta de la última actualización y sólo actualizan esa carpeta. Los pasos para corregir esto implican manosear el registro de Windows y, mal hecho, puede causar una catástrofe. Básicamente deberías ver, al ejecutar el instalador, que carpeta muestra como destino de actualización. Luego abrir el editor del registro de Windows (regedit) y, desde el menú Buscar, ubicar y modificar la clave que contiene ese texto. Cerrar el editor del registro. Actualizar el aplicativo. No lo explico con más detalle porque si no lo estás entendiendo es porque no tenés idea de qué estoy hablando y deberías delegar la tarea en un técnico: hacerlo por las tuyas puede dejarte sin Windows.

El retoque final

Ahora sí, teniendo ambas instalaciones actualizadas a las mismas versiones y releases de sus aplicativos y habiendo comprobado que todo funciona correctamente ya podrías reintentar unificar toda la info en una misma instalación:

• 1 – Desde tu SIAp2 (el que trajiste desde otro lado), seguí los pasos normales para hacer un backup por aplicativo y contribuyente, tal como explica AFIP y siempre has hecho (y casi nunca funcionó).
• 2 – Desde el SIAp (el que tenía tus datos originales), restaurá ese backup con la metodología «oficial» (desde el menú de SIAp).
• 3 – Los pasos anteriores los harás una vez por cada contribuyente y cada aplicativo de ese contribuyente que necesites copiar.
• 4 – Si todo salió bien, al terminar de hacer todos los backups y restauraciones correspondientes a los contribuyentes y aplicativos necesarios y habiendo comprobado que todo funciona correctamente en tu SIAp original, podes eliminar todas las carpetas SIAp2 (la de Program Files (x86) y las de Virtualstore). Tambien podrías dejarlas allí por las dudas, pero ya no necesitarías usar más que el SIAp original como siempre hiciste.

Ahora que todo funcionó cómo esperabas y ya le tomaste el gustito a estas reparaciones, no pierdas el ánimo: no pasará demasiado tiempo hasta que AFIP nos bendiga con una nueva burrada y tengas que volver a jugar con tus archivos disfrutando la adrenalina del riesgo de perder meses de trabajo en un mínimo copy & paste equivocado.

Salute!